關(guān)鍵詞：【智慧檔案庫房】【智慧庫房管理系統(tǒng)】【智慧庫房一體化管理平臺(tái)】【智能檔案館】【RFID檔案管理系統(tǒng)】【檔案庫房環(huán)境監(jiān)控】

01智慧檔案館功能實(shí)現(xiàn)技術(shù)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈和信息安全技術(shù)已廣泛應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)化智慧檔案館中數(shù)據(jù)間以及人與數(shù)據(jù)的連接，使信息傳遞、識(shí)別和管理更為便捷；大數(shù)據(jù)技術(shù)助力檔案數(shù)據(jù)采集，并擴(kuò)展至智慧城市其他分支的廣泛數(shù)據(jù)收集和分析；人工智能技術(shù)將檔案服務(wù)從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館的核心“智慧”；RFID 技術(shù)促進(jìn)智慧檔案館與檔案實(shí)體的緊密結(jié)合，推動(dòng)檔案智能化管理的實(shí)現(xiàn)；信息安全技術(shù)對(duì)抵御智慧檔案館可能面臨的威脅至關(guān)重要，特別是在智慧城市背景下，數(shù)據(jù)安全引發(fā)了眾多學(xué)者的關(guān)注，如魯俊杰所指出，當(dāng)社會(huì)各核心部門系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享時(shí)，信息安全將成為政府和社會(huì)頭上懸著的堰塞湖。最后，區(qū)塊鏈技術(shù)不僅能打破智慧城市業(yè)務(wù)間的壁壘、促進(jìn)數(shù)據(jù)共享，還能有效應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)管理和交互中的安全挑戰(zhàn)。

02感知層-數(shù)據(jù)采集

傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館和智慧檔案館都將數(shù)據(jù)采集作為基礎(chǔ)工作，但智慧檔案館具有獨(dú)特的全面感知功能。它的數(shù)據(jù)采集范圍更廣，包括各地區(qū)、各層級(jí)的國家機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位、高校和社會(huì)組織等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。按照其來源劃分，數(shù)據(jù)可分為內(nèi)部數(shù)據(jù)和外部數(shù)據(jù)。內(nèi)部數(shù)據(jù)一般包括部門工作中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如政府各級(jí)各類職能部門的公務(wù)文書、政府決策、業(yè)務(wù)往來、職能履行方面的文本與數(shù)據(jù)內(nèi)容；事業(yè)單位中的人事檔案，如個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證明材料，各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的歷史記錄；各級(jí)各類高校教職工數(shù)據(jù)、學(xué)生數(shù)據(jù)、招生數(shù)據(jù)、升學(xué)數(shù)據(jù)、教育經(jīng)費(fèi)等。普遍具有真實(shí)性和權(quán)威性，采集和處理相對(duì)簡潔。外部數(shù)據(jù)采集主要涉及智慧城市各分支部門的共享數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)信息。例如，通過分析網(wǎng)絡(luò)社交和媒體數(shù)據(jù)，網(wǎng)頁瀏覽量和公眾關(guān)注度等，政府可以以此預(yù)測輿論趨勢，做出相應(yīng)調(diào)整，進(jìn)行正確的輿論引導(dǎo)。也可以更好地了解公眾的困難與需求，及時(shí)做出工作調(diào)整。

在數(shù)據(jù)采集過程中，智慧檔案館要突出全面感知的特點(diǎn)，依托物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、網(wǎng)絡(luò)爬蟲等高新互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，廣泛、全面采集檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)也要盡可能確保檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性，為接下來的分析層打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。各級(jí)智慧檔案館應(yīng)明確好自身定位，有計(jì)劃，有目的進(jìn)行廣泛數(shù)據(jù)采集，為其他部門提供真實(shí)、全面、客觀的檔案數(shù)據(jù)，力求成為智慧城市結(jié)構(gòu)中至關(guān)重要的“交通樞紐”。

無論是內(nèi)部數(shù)據(jù)還是外部數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)中結(jié)構(gòu)類型劃分也十分必要，具體可分為結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)具有權(quán)威性，處理較為簡單，主要包括政府公務(wù)文書、人事檔案等歸檔文件；半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)更加靈活，包括 HTML 文檔、簡歷、email、日志等；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)較為分散，今后檢索較為復(fù)雜，主要包含公眾號(hào)、抖音、微博等 app 所產(chǎn)生的音像、視頻、圖像等。

03傳輸層-數(shù)據(jù)處理

智慧檔案館在感知層采集的海量內(nèi)外部數(shù)據(jù)后，將進(jìn)入到分析層進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，通過數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析，進(jìn)行合理歸檔，形成智慧檔案館館藏資源建設(shè)。相較于數(shù)字檔案館，智慧檔案館在館藏資源建設(shè)方面更加突出智慧化功能。

在數(shù)據(jù)篩選階段，智慧檔案館工作重心應(yīng)多放在篩選外部數(shù)據(jù)上，外部數(shù)據(jù)的采集種類更加繁雜且數(shù)量龐大，其真實(shí)性和一致性有待考證。其次，用戶在智慧檔案館中辦理業(yè)務(wù)所生成的數(shù)據(jù)，也可以進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選，并適當(dāng)做出工作調(diào)整，以滿足用戶需求，形成良性循環(huán)。在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)階段，一方面要做到檔案庫房安全，安裝智能化硬件設(shè)備，可以實(shí)時(shí)控制電子檔案和紙質(zhì)檔案庫房的濕度、溫度以及空氣質(zhì)量，另一方面運(yùn)用 RFID 射頻識(shí)別技術(shù)將檔案做好標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體和數(shù)字檔案虛擬化，使用戶進(jìn)行檔案查找和定位時(shí)更加準(zhǔn)確和便捷。在保障檔案實(shí)體安全的同時(shí)，可以為接下來的檔案挖掘與分析階段打下基礎(chǔ)，進(jìn)而提升高質(zhì)量的知識(shí)服務(wù)水平。

在數(shù)據(jù)挖掘與分析階段，檔案資料的整合與利用是其實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，其水平的提升依托于檔案信息的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能。數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析可以將多種分類的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整合，是下一階段主動(dòng)為用戶提供服務(wù)功能實(shí)現(xiàn)的前提?，F(xiàn)階段由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案館難以處理海量的檔案信息，大量檔案以文檔、音頻、圖像等形式存儲(chǔ)在數(shù)字檔案館庫房中，難以對(duì)其進(jìn)行有效的挖掘與分析，經(jīng)過長時(shí)間的堆積，前期的投入不能換來有效的成果輸出，逐步成為“檔案垃圾”。智慧檔案館能夠依托智慧城市下的大數(shù)據(jù)、人工智能等高新技術(shù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)挖掘模型，將海量數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分類，構(gòu)建系統(tǒng)性、廣泛性、統(tǒng)一性的檔案數(shù)據(jù)關(guān)系，努力打造專業(yè)化、規(guī)范化的檔案信息服務(wù)。

此外，服務(wù)層主動(dòng)為用戶提供服務(wù)后所留下的數(shù)據(jù)痕跡可以進(jìn)行數(shù)據(jù)再加工，形成獨(dú)特的以用戶為基礎(chǔ)的反饋機(jī)制，這是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館所不具備的。智慧檔案館是以用戶為核心，努力為用戶打造優(yōu)質(zhì)服務(wù)的檔案機(jī)構(gòu)，其完善的用戶反饋機(jī)制十分必要，用戶在辦理業(yè)務(wù)時(shí)留下的數(shù)據(jù)痕跡通過數(shù)據(jù)分析可以了解用戶的檔案需求，在檔案信息資源建設(shè)的過程中可以對(duì)此進(jìn)行適當(dāng)參考，主動(dòng)分析用戶偏好并做好總結(jié)，深度挖掘用戶潛在需求，進(jìn)而對(duì)自身的核心資源建設(shè)和數(shù)據(jù)服務(wù)形式進(jìn)行積極優(yōu)化。此外，完善的反饋機(jī)制也可以為用戶提供見地獨(dú)特、別出心裁的優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，體現(xiàn)智慧服務(wù)的功能屬性。

04服務(wù)層-用戶服務(wù)

服務(wù)層是智慧檔案館實(shí)現(xiàn)“智慧”之所在，是智慧檔案館功能框架的核心層級(jí)。與傳統(tǒng)數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館服務(wù)形式發(fā)生了根本改變：由傳統(tǒng)的用戶去查證平臺(tái)獲取檔案的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾囉?jì)算機(jī)對(duì)于用戶查證行為的分析功能挖掘用戶潛在的檔案需求，進(jìn)而為用戶提供精準(zhǔn)的主動(dòng)服務(wù)。在人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的保障下，服務(wù)層通過數(shù)據(jù)加工從服務(wù)形式、服務(wù)手段、服務(wù)內(nèi)容提供以用戶需求為核心的檔案智慧服務(wù)功能，為用戶提供全方位、寬領(lǐng)域、多層次的人性化服務(wù)，從根本上解決結(jié)構(gòu)單一、查檔繁瑣、信息缺失等問題，增強(qiáng)用戶的服務(wù)體驗(yàn)。

智慧檔案館的服務(wù)形式更加多樣化，由最初的用戶→檢索系統(tǒng)→檔案實(shí)體的單一服務(wù)形式轉(zhuǎn)變?yōu)椤皺n檔相聯(lián)、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)”的智慧服務(wù)形式，打通用戶與檢索的單向壁壘。智慧檔案館通過分析層的數(shù)據(jù)處理，以用戶需求為核心，適時(shí)為用戶提供經(jīng)過分類整理的多模塊專題檔案等信息資源讓用戶按需擇優(yōu)挑選。相反，用戶在辦理查檔業(yè)務(wù)時(shí)可登錄個(gè)人賬戶，在辦理業(yè)務(wù)時(shí)可將所需檔案進(jìn)行個(gè)性化標(biāo)注并保留歷史記錄，以便下次查檔利用更加便捷。

在服務(wù)手段方面主要表現(xiàn)為以智慧檔案館提供主動(dòng)服務(wù)與智慧城市背景下高新技術(shù)的結(jié)合。與數(shù)字檔案館僅做到到館查檔等單一手段不同，智慧檔案館服務(wù)的手段更多體現(xiàn)在具體的應(yīng)用場景中，一些典型場景如下：

（1）智慧識(shí)別。無論是智慧檔案館實(shí)體還是利用物聯(lián)網(wǎng)虛擬傳感技術(shù)，都能夠通過人臉識(shí)別等多重方式完成身份驗(yàn)證，同時(shí)連接檔案館庫門禁系統(tǒng)、查檔系統(tǒng)等，使用戶能夠便捷、無障礙地完成業(yè)務(wù)操作，提升業(yè)務(wù)能力辦事效率，增強(qiáng)用戶實(shí)際體驗(yàn)。

（2）智慧導(dǎo)航。利用 AR 技術(shù)與 GPS 精準(zhǔn)定位系統(tǒng)，用戶可通過 app 對(duì)應(yīng)自身在館內(nèi)具體位置。同時(shí) app 將實(shí)時(shí)推送區(qū)域內(nèi)設(shè)施簡介、導(dǎo)航等信息，方便用戶進(jìn)行實(shí)時(shí)參考和咨詢。

（3）智慧推送。通過分析層數(shù)據(jù)再加工，利用人工智能算法對(duì)用戶的資料、查檔數(shù)據(jù)、行為數(shù)據(jù)等進(jìn)行數(shù)據(jù)建模，為用戶提供適當(dāng)、精準(zhǔn)、智能的推送服務(wù)。

（4）智慧庫管。利用實(shí)體機(jī)器人管理檔案信息資源，包括檔案庫房管控、導(dǎo)航和咨詢服務(wù)等。通過計(jì)算機(jī)編程模擬人工操作，將一些較簡單與常規(guī)化的工作轉(zhuǎn)為機(jī)械化，有效簡化檔案工作人員日常大量枯燥的工作，從而有更多時(shí)間去做一些操作性強(qiáng)的工作

在服務(wù)內(nèi)容方面，智慧檔案館由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體服務(wù)與檔案信息服務(wù)逐步向檔案知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)發(fā)展，智慧檔案館在功能上發(fā)生轉(zhuǎn)變，以“知識(shí)流”為基礎(chǔ)，注重知識(shí)挖掘與知識(shí)創(chuàng)新，以用戶知識(shí)需求為核心提供知識(shí)服務(wù)。

深圳計(jì)通智能公司智慧庫房一體化管理平臺(tái)解決方案涵蓋RFID檔案管理系統(tǒng)、智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)等相關(guān)檔案庫房設(shè)備的管理和服務(wù)功能，可為智慧檔案館(室)的智能化管理與服務(wù)提供強(qiáng)大支持。該平臺(tái)解決方案適用于檔案庫房、圖書館、博物館、展覽館等場所，能夠全面滿足行業(yè)客戶不同場景需求，為用戶提供了更好的使用體驗(yàn)和價(jià)值。

計(jì)通智能智慧庫房一體化綜合管理系統(tǒng)

【計(jì)通智能】深圳市計(jì)通智能技術(shù)有限公司（“計(jì)通智能”）創(chuàng)立于1998年，屬國家高新技術(shù)企業(yè)、專精特新企業(yè)，是國內(nèi)領(lǐng)先的智能監(jiān)控?cái)?shù)字化解決方案提供商。公司以“客戶安、員工安、企業(yè)安”的計(jì)通三安文化?為基石，始終秉承“智能監(jiān)控 計(jì)通好用”的理念，致力為全球數(shù)智化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。

公司充分融合物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、數(shù)字孿生等新技術(shù)，打造出一系列具有行業(yè)特色的智能監(jiān)控?cái)?shù)字化解決方案，廣泛應(yīng)用于民航機(jī)場、金融系統(tǒng)、軌道交通、電力系統(tǒng)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)中心與其它行業(yè)。

計(jì)通智能致力于為不同行業(yè)客戶提供項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施、售后及運(yùn)維，并支持硬件選/配型、軟件定制開發(fā)等全方位服務(wù)。

文章來源：檔案防護(hù)盾

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